Как создавать кейсы: пример NASA

Много лет назад, когда я только делал первые шаги, изучая, что такое управление знаниями и как оно может быть использовано «на благо компании», я наткнулся на материалы Центра Годдарда, где рассказывалось про организацию сохранения и распространения знаний в проектах. Помню, что тогда мне запало словосочетание «самородки знаний», а чуть позже — то, какой массив знаний и информации поступает на вход — собственные «знания» Центра, знания NASA, и все доступные внешние источники — от прессы до академических и прочих источников.

А недавно на глаза попались их рекомендации по тому, как правильно подготовить описание кейса (историю), чтобы ей могли продуктивно пользоваться все.

На самом деле данный инструмент нельзя недооценивать. Прошедший на прошлой неделе первый модуль Школы технологического лидерства, в которой приняли участие корпоративные команды от компаний Россети, РусГидро, СИБУР, Мособлгаз и множество привлеченных экспертов показал, что знание существующего в организации опыта реализованных проектов как минимум — помогает команде лучше сформировать собственное проектное решение. А иногда — позволяет скопировать опыт и успешно применить его в других регионах совершенно другими командами/организациями.

Итак, рекомендации Центра Годдарда. Во-первых, к объему такого труда – в зависимости от типа объем колеблется от 1-3 страниц для описания технических деталей или извлеченных уроков, до развернутого на 100 страниц повествования о целях миссии и достижениях науки в целом. К слову – академический кейс для внешней аудитории – это «только» 10-30 страниц текста. )))

Кейс (тематическое исследование или история) – рассказ, основанный на реальных событиях, который создает возможность для обсуждения, анализа проблемы и «виртуального» принятия решений. Хороший кейс передает конкретные знания, предоставляя тому, кто учится, или участнику семинара возможность обдумать выбор, с которым сталкиваются лица, принимающие решения, в реальных жизненных ситуациях. Сталкиваясь с реальными сценариями, участники развивают и совершенствуют аналитические навыки для решения подобных задач в своих собственных проектах.

Это не история, предназначенная для согласования или отклонения развития чьей-то карьеры, проекта или миссии. То есть кейс не призван иллюстрировать сам по себе что-то хорошее или плохое, он предназначен для обучения, для рассказа истории как объективного повествования, обычно от третьего лица. Используя историю, читатель может сделать выводы и извлечь уроки через контекст или основанное на опыте обучение. Мы не так заинтересованы в «предугадывании» решений, как в практике обдумывания того, как принимаются решения.

Ниже – десятишаговый подход к написанию кейса.

Шаг первый: выберите цель

При поиске темы для кейса ищите (а) тему, которую необходимо рассмотреть; (б) описание опыта; (в) ключевого игрока в проекте или миссии, который готов рассказать свою историю; или (г) все вышеперечисленное.

Шаг второй: определите параметры кейса

Здесь речь идет о том, чтобы определить и держать в голове основную цель обучения с помощью данного кейса. По сути, это живая история для рассказа от чьего-то имени, поэтому надо определить, какие события включать или не включать в этот рассказ, от чьего имени будет этот рассказ и кого еще упомянуть, и, самое главное, зачем мы все это рассказываем.

Шаг третий: задание на дом: проведите исследование

Соберите как можно больше справочной информации по вопросу: проектные данные, документы, отчеты и т.п. Основные источники информации как раз и будут «принимающими решения».

Шаг четвертый: проведите интервью с ключевыми игроками, чтобы собрать их истории

Пожалуй, это самый важный этап для составления кейса. Рекомендации: чем больше интервью, тем лучше. )))

Тут сделаю лирическое отступление. Иногда бывает крайне полезно записать интервью на видео. Вот только не каждый на это согласится, — кто-то просто неуютно чувствует себя перед объективом, а кто-то может сослаться на корпоративные регламенты/ограничения. Поэтому будьте готовы к записи интервью на бумаге, но спрашивайте разрешение на видео, — вставка небольших роликов сделает любой рассказ живым.

Шаг пятый: оценка сюжетных линий для обучения

Задача – не оторваться от реальности, сопоставить цели с проведенными интервью и еще раз прикинуть: что покажет кейс и какие сюжеты в нем развивать. Сомневаетесь – посоветуйтесь с тем, кто поручил вам эту работу.

Шаг шестой: составление описательной части кейса

Тут ничего необычного: собрали материалы, провели интервью и публикуйте свой рассказ. Люди, сюжет, начало, середина и конец. Начало: опишите контекст. Середина: конкретизация истории. Конец: вернитесь к началу. Т.е. к той проблеме, с которой начинали свой рассказ. После этого добавьте картинки, графики и все остальное. Хотя потом вы и будете редактировать свою статью, даже первая версия должна быть написана так, чтобы ее хотелось прочитать.

Шаг седьмой: разошлите черновик

Тем, кто отвечал за проект или принимал в нем активное участие.

Шаг восьмой: протестируйте кейс на местной аудитории

Выберите тех, кому еще можно показать статью, и выясните, что они об этом думают.

Шаг девятый: создайте заметки для обучения и эпилог

Суть: эпилог о том, что еще произошло на сегодняшний день, и инструкция для тех, кто будет использовать вашу историю для обучения.

Шаг десятый: проверка, публикация и распространение кейса

Наконец-то! Составили окончательный вариант, убедились, что все, кого упоминали в отчете, его прочитали, и получили финальную отмашку от того, кто и был «заказчиком» этой истории. Ну, и так как это NASA, то они еще требуют в обязательном порядке внизу первой страницы указать права.

Все.

Честно говоря, даже кратко описать схему – дело не пяти минут. Подозреваю, что пока компании не начнут серьезно относиться к сохранению и, самое главное, эффективному использованию своих знаний, рассказы будут делать только энтузиасты, по своим собственным шаблонам, и точно – не для использования их в качестве учебных материалов для других людей. )))

Поделитесь своим опытом, — как в ваших компаниях рассказывают об имеющемся интересном опыте? Когда вы или ваши коллеги формировали подобные рассказы именно для сохранения накопленного опыта и его дальнейшего распространения?

Если эта тема интересна — можно вместе подготовить шаблоны для написания собственных историй, короткие инструкции, или даже составить первые истории вместе.

А на картинке – перечень задач по написанию кейса. С плановыми сроками…